Inventur – Gastronomie macht Bestandsaufnahme

Die Inventur gehört in der Gastronomie zu den Aufgaben, die regelmäßig anfallen. Und das aus gutem Grund: Schätzungen zufolge werden 35 Prozent des Budgets einer Gastro für Lebensmittel verwendet – 20 Prozent davon könnten durch eine ordnungsgemäße Inventur im Gastronomie-Betrieb eingespart werden. Im gesamten Sektor kommen so schnell mal mehrere Millionen Euro zusammen. Eine Inventur hilft Restaurants, Bars, Hotels, Bäckereien und Co. also effektiv Kosten zu senken, während sie die Qualität sowie die Wettbewerbsfähigkeit eines Betriebs erhöht und somit maßgeblich zum Erfolg der Gastro beiträgt. Aber mal ehrlich: Die damit verbundene Arbeit ist aufwändig und eintönig. Wer verbringt schon gerne die Zeit, den Warenbestand zu erfassen, Lebensmittel zu zählen und Kalkulationen zu erstellen? Insbesondere im Gastgewerbe gibt es weitaus erquicklichere Aufgaben. Aus diesem Grund haben wir ein paar nützliche Tipps für Sie zusammengestellt, mit denen die Inventur in der Gastronomie dennoch möglichst effizient vonstattengeht.

Eine Inventur im Restaurant und anderen Gastronomie-Betrieben beginnt mit einer gewissenhaften Vorbereitung. Diese beinhaltet unter anderem den Zeitplan. Legen Sie einen Termin für die Inventur in Ihrem Restaurant fest und bleiben Sie konsequent, auch wenn dieser dann wider Erwarten in eine turbulente Phase in Ihrem Betrieb fällt. Wir empfehlen Ihnen allerdings, sich im Vorfeld Gedanken zu machen, wann eine Inventur im Restaurant hinsichtlich der zu erwartenden Besucher:innenzahlen am sinnvollsten ist. Bei Restaurants, die einen Großteil ihres Umsatzes in der Außengastronomie erwirtschaften, sind das vermutlich nicht die Sommermonate. Oktober, November und Dezember gelten grundsätzlich als Umsatzbringer in der Gastro. Demgegenüber geht es zu Beginn eines neuen Jahres oft ruhiger zu. Starten Sie deshalb doch mit guten Vorsätzen und einer Inventur im Restaurant ins neue Jahr. So lassen sich die Tage mit vergleichsweise wenig Kundschaft sinnvoll nutzen.

Machen Sie sich in diesem Zusammenhang ebenfalls schon vorbereitend Gedanken, wie viel Zeit der Inventurprozess in etwa beanspruchen wird. An dieser Stelle können Sie sich außerdem überlegen, ob Sie die Inventur bei laufendem Gastronomie-Betrieb durchführen können oder ob Sie Ihr Lokal besser für ein paar Tage schließen. Sollte das der Fall sein, bietet sich in der Regel der Wochenanfang an. Steht der Termin der Inventur in Ihrem Restaurant fest, tragen Sie diesen als festen Bestandteil im Kalender des ganzen Teams ein.

Je nach Größe Ihres Betriebs kommt idealerweise jedem Teammitglied eine Aufgabe bei der Inventur im Restaurant zu – das gilt auch für das Management. Arbeiten Sie aktiv zusammen und erleben Sie, wie aus einer lästigen Pflichtaufgabe schnell eine teambildende Maßnahme werden kann, die Sie alle enger zusammenschweißt und das Betriebsklima deutlich anhebt. Gehen Sie bei der Einteilung des Teams für die einzelnen Aufgaben so vor, dass Sie individuelle Stärken dabei berücksichtigen. Alternativ können Mitarbeiter:innen, die bereits vertraut mit den Lagerbeständen sind eine Kleingruppe mit neueren Kolleg:innen bilden.

Für die Inventur an sich nutzen Sie und Ihr Team am besten den digitalen Fortschritt zu Ihrem Vorteil: Inzwischen gibt es beispielsweise zahlreiche Softwareprogramme, die den gesamten Prozess stark vereinfachen und Ihnen die abschließende Analyse der Inventurergebnisse abnehmen. Auch das Risiko für Rechenfehler, die Ihre Inventur mit händischer Tabellierung verfälschen können, geht auf diese Weise gegen Null.

Neben einer ordentlichen Inventur gibt es in der Gastronomie weitere Faktoren, die entscheidend an ihrem Erfolg beteiligt sind. Einer davon ist ohne Frage ein ansprechender Außenbereich: Immer mehr Gäste genießen Speisen und Getränke vorzugsweise im Freien – eine Tendenz, die sich durch die COVID19-Pandemie zusätzlich verstärkt hat. Setzen Sie daher auf hochwertige Wetterschutzlösungen, wie Gastronomieschirme, Markisen und Pergola-Systeme, und gemütliche Outdoor-Möbel von der SCHIRMHERRSCHAFT.